Gli editori e i pdf per le abilitazioni

È in linea dal 10 ottobre scorso il servizio sviluppato dal Cineca per consentire agli editori di collaborare con i propri autori candidati per le abilitazioni scientifiche nazionali nella gestione dei pdf delle proprie pubblicazioni. Su questa iniziativa sono divampate polemiche su cui val la pena di intervenire per alcune puntualizzazioni.

Partiamo dall’inizio. Il DPR 222 del 14 settembre 2011, nello stabilire le procedure da seguire per le abilitazioni, all’art. 3 comma 5 ha previsto che “le domande, corredate da titoli e pubblicazioni scientifiche e dal relativo elenco, sono presentate al Ministero per via telematica…”. Nel quadro del condivisibile obiettivo di dematerializzare le procedure amministrative si fa un passo forse più lungo della gamba. Si prevede infatti che debbano essere trattate in digitale anche opere che esistono solo in formato analogico.

Il confronto internazionale, come accade spesso, aiuta. Nel Regno Unito lo scorso luglio è partita la procedura per il REF – Research Excellence Framework, l’esercizio valutativo analogo all’italiana VQR. Leggiamo le Guidance on submission (http://www.ref.ac.uk/pubs/2011-02):

Access to research outputs

64. All outputs that are listed in submissions will be made available to the relevant sub-panel, as follows:

1. For journal articles and conference proceedings, the submission must include a Digital Object Identifier (DOI) wherever available, to enable the REF team to source these outputs from the publishers. Where we cannot source particular outputs from the publishers the HEI [Higher Education Institution] must provide an electronic copy.
2. For all other types of output, the HEI must provide an electronic copy wherever this is available; or where it is not, a physical output or appropriate evidence of the output.

(Corsivo aggiunto)

Con più ragionevolezza, e in ultima analisi maggiore efficienza, nel Regno Unito sono gestite in digitale solo le pubblicazioni digitali. Nella VQR italiana la soluzione era stata più vicina a quella inglese: si prevedeva una gestione digitale delle pubblicazioni, temperata dalla previsione che nei casi in cui questa era impossibile o troppo complessa si poteva ricorrere nuovamente alla carta.

Tra VQR e REF la differenza era soprattutto nei tempi: il bando REF è del luglio 2011, quello VQR di ottobre. Eppure nel Regno Unito la scadenza per la consegna delle pubblicazioni è fissata a novembre 2013, in Italia nel giugno 2012. Nel nostro paese in sette mesi si completa una procedura del tutto nuova; Oltremanica si programmano 29 mesi per fare le stesse cose, pur dovendo agire in un quadro operativo consolidato.

Sembra proprio che si voglia confermare un cliché: altrove si programma, qui si creano le emergenze – lasciando marcire la situazione per quasi un decennio dall’ultima VTR del CIVR – finché qualcuno è chiamato a riparare i danni. La scelta di tempi impossibili risponde a una logica: si è perso già troppo tempo, le scadenze devono essere compresse al massimo.

Quando l’ANVUR ha contattato l’AIE per ragionare su come gli editori avrebbero potuto collaborare eravamo pienamente consapevoli della difficoltà cui andavamo incontro. E anche del fatto che l’Italia è un paese di maître des travaux finis. Chi si assume la responsabilità di rimediare riceve più critiche di chi ha prodotto l’emergenza.

Con questa consapevolezza, abbiamo deciso di collaborare con ANVUR alla ricerca di soluzioni. In modo leale e critico. O meglio: in modo critico perché leale. È quasi imbarazzante doverlo precisare, ma attorno a queste vicende si è creato un clima di fazioni in cui non ci ritroviamo. Noi abbiamo criticato ANVUR quando non condividevamo certe scelte, abbiamo suggerito cambiamenti (in modo limitato al nostro ambito d’azione, l’editoria), espresso anche pubblicamente il nostro dissenso. Ma abbiamo dialogato, e tanto è bastato per farci eleggere nella fazione pro-ANVUR. O meglio: in quella degli anti-anti-ANVUR, in polemiche davvero senza costrutto. Pazienza.

Tornando alla gestione dei file, alcuni problemi, di cui si discute ancora oggi per le abilitazioni nazionali, apparvero subito evidenti. Il primo riguarda i diritti d’autore sulle opere riprodotte ai fini della valutazione. Il minimo che si può dire è che la riproduzione dalla carta al digitale fatta senza l’autorizzazione degli aventi diritto è di dubbia legittimità. Il diritto d’autore è in Europa regolato secondo principi comuni. Uno di questi è che ciascun utilizzo di un’opera dell’ingegno deve essere autorizzato da chi detiene i diritti, salvo alcuni casi che devono essere espressamente previsti come “eccezioni” che, come tali, non ammettono interpretazioni per analogia. Tra gli aventi diritto che devono autorizzare la riproduzione ci sono in primis gli autori, che però possono aver ceduto tali diritti agli editori, in esclusiva o no, cosicché anche questi ultimi devono essere consultati. Altri interpreti pensano che, tirando un po’ le previsioni normative, è possibile ritenere legittima l’eventuale riproduzione fatta al solo scopo della valutazione. Quando la questione è emersa, la nostra scelta è stata quella di minimizzare il rischio che si finisse a discuterne in un’aula di tribunale e abbiamo proposto uno schema per facilitare l’ottenimento delle autorizzazioni, quando necessarie. Abbiamo così definito con ANVUR un meccanismo che garantisse una gestione semplice e corretta dei diritti.

Il secondo problema riguardava la gestione dei file pdf. La scelta di imporre una gestione tutta digitale delle pubblicazioni si basava sull’ipotesi che anche per le pubblicazioni uscite solo su carta fosse agevole recuperare un pdf. Ipotesi non proprio fondata, quanto meno se si guarda alla generalità dei casi. È vero che il processo produttivo editoriale è basato sul digitale da un paio di decenni, ma fino a qualche anno fa i file per la stampa erano frutto di software di composizione professionali che, a distanza di anni, non sempre è facile riconvertire in pdf. L’esternalizzazione dei processi produttivi comporta inoltre che i file spesso non sono nella disponibilità diretta degli editori essendo gestiti da fornitori esterni. Arretratezza dell’editoria italiana? I processi produttivi hanno avuto la medesima evoluzione in tutto il mondo. Quando nel 2007 è stato lanciato il servizio di digitalizzazione Libreka.de in Germania si era partiti con l’ipotesi di utilizzare i pdf degli editori, salvo virare quasi subito verso digitalizzazioni dalla carta, quando si è visto che il costo medio del reperimento del pdf era maggiore di quello medio di scannerizzazione OCR, quando fatta su larga scala.

Si è allora pensato a una soluzione che rispondesse allo stesso momento ai due problemi, gestione dei diritti e gestione dei file, che sono tuttavia distinti. Il Cineca ha sviluppato un servizio nei tempi ristretti fissati. L’AIE ne ha promosso l’uso della piattaforma presso gli editori. Hanno aderito 410 editori, italiani e stranieri, che hanno caricato nel sistema alcune decine di migliaia di volumi. La quasi totalità degli editori ha svolto il servizio a titolo gratuito, senza alcun rimborso delle spese sostenute. Una prima stima realistica dei costi sostenuti dalle imprese, e quindi del contributo degli editori italiani alla VQR, è di circa 750mila euro.

Si è trattato di un meccanismo perfetto? Certamente no. Sarebbe stato davvero chiedere troppo dal momento che si è voluto gestire ciò che nessuno al mondo ha pensato di gestire prima (il “digitale della carta”), con un flusso documentale che prevedeva il caricamento di centinaia di migliaia di documenti e il coinvolgimento di migliaia di persone diverse, il tutto da farsi in sette mesi quando nel Regno Unito, per un sistema più semplice, ne hanno previsti 29. La domanda è piuttosto un’altra: quali sarebbero stati i costi e le difficoltà se il meccanismo non fosse stato implementato?

Le critiche sono state molte. Ha scritto ad esempio Paola Galimberti in un post su Roars del 3 ottobre:

Immagino ci sia un riscontro in merito agli esiti di questa costosa procedura nell’ambito della VQR e mi auguro anche che questo riscontro per altre istituzioni sia stato positivo. Per la mia istituzione non è stato così. Spesso gli editori hanno risposto che i PDF non erano disponibili e hanno chiesto di essere ricontattati dagli autori, oppure hanno chiesto un pagamento, oppure hanno risposto all’ultimo momento (leggasi ultimo giorno) e in alcuni casi non è stato possibile recuperare il testo per mancanza di tempo.

È tutto vero. Ma: che i pdf potessero essere non disponibili l’avevamo segnalato ex ante, e questo ha consentito di gestire meglio l’informazione su quello che è un dato pre-esistente, non un esito della procedura. È singolare che si evidenzi che alcuni editori “hanno chiesto un pagamento” invece di ricordare che la gran parte ha svolto un servizio, con costi rilevanti, a titolo gratuito. Punti di vista.

Che molti editori (ma anche molte strutture) hanno caricato i file fino all’ultimo momento è la conseguenza di un processo realizzato in tempi stretti: può irritare la risposta dell’ultima ora, ma occorrerebbe valutare il numero di richieste ricevute da ciascun editore e il momento in cui sono pervenute. Di nuovo una questione di punti di vista.

Abbiamo spesso letto: “la procedura voluta dagli editori” o, alternativamente, “dall’AIE”, come fosse stato un’imposizione degli editori e non invece un tentativo di trovare soluzioni a problemi obiettivi creati da scelte che gli editori hanno subito.

Torniamo alle abilitazioni. La pretesa di gestire il “digitale della carta” diviene assoluta, senza possibilità di eccezioni, perché fissata nel DPR 222 e ribadita, con ancor più forza, nel bando di gara per i candidati che specifica che il pdf è necessario “a pena di esclusione”. Di più: le pubblicazioni di cui si parla sono in questo caso molte di più e risalenti ad anni ancor più lontani. I casi di assenza dei pdf, quindi, molto più numerosi.

I due problemi restano: chi può dirsi sicuro che la riproduzione di un file ai fini dell’abilitazione sia legittima? Qual è il modo più efficiente per gestire un flusso documentale di queste dimensioni e problematicità?

Si poteva rispondere: “Che importa, sono problemi dei candidati”. Dopo tutto hanno sempre dovuto provvedere alla documentazione per i concorsi a proprie spese e sotto la propria esclusiva responsabilità. Che vadano dagli editori e acquistino i file o producano in proprio pdf dei propri libri se hanno una sufficiente fiducia nel fatto che non stanno violando diritti di terzi. Insomma: che si arrangino.

Fermo restando che, dopo tutto, se i candidati volessero arrangiarsi ne hanno pur sempre la facoltà (e responsabilità), si è cercato di nuovo di offrire un sistema più efficiente per gestire i flussi, concordato tra MIUR e AIE. Nuovamente, si è scelto di gestire in un’unica procedura la cessione dei diritti e la fornitura di un servizio da parte degli editori. Una gestione unificata non significa che si tratti di un problema unico.

Di nuovo il confronto con il REF ci aiuta: il brano citato delle linee guida spiega come sono acquisite le pubblicazioni e, per altro, che sia a titolo oneroso è scontato. Se si vuole un libro lo si acquista, in genere, e se il libro è un file non si vede perché debba essere diverso. Idem per gli articoli, per i quali si chiede semplicemente un identificatore per potervi accedere, non la fornitura gratuita. Parallelamente, l’Higher Educational Funding Council e la Copyright Licencing Agency, la società di gestione collettiva dei diritti in ambito librario, hanno siglato una licenza per regolare le riproduzioni fatte ai fini REF dopo l’acquisto della prima copia. La licenza è a titolo gratuito, così come in Italia è stato per tutti gli editori. Diverso è infatti farsi pagare per un servizio reso, diverso è il compenso per una licenza d’uso e non ci risulta che alcun editore abbia chiesto un pagamento per i diritti, il che è confermato nell’accordo AIE-MIUR per le abilitazioni.

Quando si parla di diritti d’autore si toccano le più diverse suscettibilità. E certo non aiutano testi normativi poco chiari. Già nel citato post di Paola Galimberti si sottolinea che la previsione del DPR 222 e del successivo bando secondo cui “tra le pubblicazioni devono essere indicate quelle soggette a copyright” non brilla certo per chiarezza. È infatti vero, come sottolineato, che in Italia vige il diritto d’autore e non il copyright, che è un istituto diverso. Ma le preoccupazioni che si fanno derivare da questa previsione sembrano francamente infondate.

Sono possibili due interpretazioni. La prima strettamente letterale: che “soggetto a copyright” significhi “protetto da diritti d’autore”, il che tuttavia renderebbe priva di significato la norma. È infatti evidente che tutte le pubblicazioni presentate, essendo di autori vivi, sono protette da diritti d’autore. Per dare un significato si tratta allora di vedere quali sono le conseguenze della segnalazione di un’opera come “soggetta a copyright”. La conseguenza è una sola: che a valle i commissari che le riceveranno e gli eventuali reviewer aggiuntivi dovranno aver cura di trattarle “nel rispetto della normativa vigente a tutela dell’attività editoriale e del diritto d’autore”. In verità, anche tale previsione è strana: si vuol forse dire che per le pubblicazioni non segnalate come “soggette a copyright” i commissari possano violare la legge? Mha!

In ogni caso, si può ritenere che il candidato debba segnalare come “soggette a copyright” le pubblicazioni su cui vi sono diritti di terzi, oltre i propri come autore, oppure quelle pubblicazioni per le quali, essendo l’unico titolare, ritiene opportuno richiedere quel trattamento di maggiore attenzione.

In nessun caso può derivare un’esclusione del candidato se “sbaglia” a rispondere a questa domanda. Non è un test d’ammissione.

La ricostruzione di quanto sta avvenendo all’interno delle procedure di abilitazione può essere fatta da più punti di vista. Quello degli editori, e dell’associazione che li rappresenta, è stato caratterizzato dalla volontà di dare una mano in una situazione di emergenza creata a seguito di scelte che pure gli editori non avevano condiviso, in particolare per la decisione di gestire in digitale anche le pubblicazioni esistenti solo su carta. Ciò ha comportato e sta comportando costi molto ingenti.

Resta solo un auspicio: che l’esperienza convulsa di questi mesi sia di lezione per il futuro. Che il 21 novembre si inizi subito a ragionare sulle prossime edizioni delle abilitazioni e della VQR, per non parlare delle “chiamate” che seguiranno le abilitazioni. Che, per una volta, si programmi e si impostino procedure efficienti, senza creare nuove emergenze di cui nessuno sente il bisogno.