Ho impiegato quasi quattro mesi di tempo per acquistare delle componenti elettroniche negli Stati Uniti per il mirabolante importo di US$ 946.18. La burocrazia sugli approvvigionamenti si complica ogni giorno ed è diventata surreale. Quando poi l’interlocutore è straniero le cose si fanno anche ridicole. Non è cosa per niente semplice chiedere agli Americani di compilare il modulo per la “traceability of financial flows” e di indicare un “dedicated bank account” per adempiere agli obblighi dello “Special Plan against the Mafia”. Ho scritto la seguente storiella per cercare di porre l’attenzione sull’argomento, nella speranza di un tempestivo aggiustamento di rotta.

Baffo

Dopo mesi e mesi di riflessione ho elaborato un piano geniale per debellare le mafie, eliminare la corruzione, risanare le finanze pubbliche, contenere la spesa, evitare gli sprechi e rendere efficiente e trasparente la Pubblica Amministrazione in generale, e l’Università in particolare, modernizzandola e adeguandola alle nuove esigenze della Società della Conoscenza.

La ricetta è semplice: “segui il denaro”, la micidiale strategia del giudice Falcone.

L’idea è un po’ difficile da spiegare – ci sono molti tecnicismi – per cui provo a farlo con un esempio pratico.

Ipotizziamo che un professore di un’Università pubblica e statale debba comprare una penna.

Cosa fa adesso? Va da un cartolaio qualsiasi e compra una penna come gli pare a lui, a un prezzo arbitrario, la paga magari in contanti, e poi si fa rimborsare la spesa sui propri fondi di ricerca dall’amministrazione del Dipartimento.

Così non va. Non ci siamo proprio. Su tutto questo non c’è alcun controllo. Nessuna tracciabilità. Zero trasparenza. Troppo libero arbitrio. Così ci esponiamo alla corruzione e alle infiltrazioni della criminalità organizzata!

Allora cerchiamo di cambiare per legge il workflow – il flusso di lavoro – in maniera da controllare ogni passaggio del processo decisionale ed esecutivo.

Per prima cosa introduciamo il concetto della Programmazione Centralizzata degli Approvvigionamenti, buona prassi utilizzata a livello internazionale, con eccellenti esempi nell’ex Unione Sovietica, nella Repubblica Popolare Cinese fino a non molto tempo fa e, tutt’oggi, nella Repubblica Popolare Democratica di Corea.

L’idea è molto semplice. All’inizio dell’anno l’Università deve prevedere quante penne gli serviranno per trattare il miglior prezzo a stock con un fornitore unico. Basta decidere se fare la programmazione sull’anno solare, quello finanziario o quello accademico, ma questi sono dettagli.

Ancora meglio sarebbe una programmazione inter-Ateneo a livello regionale, mettendo insieme tutti gli Atenei statali, non statali e telematici per ciascuna Regione, per sapere quante penne potrebbero servire in tutto, realizzando così il Sistema Integrato Regionale di Programmazione Centralizzata degli Approvvigionamenti.

Va poi trovato un acronimo chiaro e comprensibile per tutti. SIRPCA non può proprio andare e allora facciamo CRA – Centrale Regionale Acquisti – fa pensare a un ranocchio, ma almeno è breve.

Sarebbe bene istituire anche una centrale acquisti a livello nazionale, per evitare che ogni Regione faccia un po’ come gli pare.

L’imperativo categorico deve essere armonizzare, uniformare, standardizzare, tracciare, codificare e, allora, costituiamo la Centrale Acquisti Nazionale della Pubblica Amministrazione Italiana.

Anche qui va trovato un buon acronimo: CANPAI non può andare – ricorda troppo un brindisi giapponese – e poi c’è il problema della “n” prima della “p” che ci esporrebbe alle giuste rimostranze dell’Accademia della Crusca.

Idea! Facciamo CONSIP – che sta per Concessionaria Servizi Informativi Pubblici: non si capisce bene cosa vuol dire, ma forse è meglio così.

Dopodiché serve una piattaforma informatica, una specie di portale per il commercio elettronico in cui fornitori, grossisti e venditori al dettaglio, per esempio di penne e cancelleria, possono registrarsi – dopo opportuna certificazione – e fissare prezzi, sconti e condizioni.

Lo chiameremo MEPA: Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, questa volta l’acronimo non è proprio un problema.

A questo punto un primo risultato fondamentale sarebbe già stato conseguito: in tutte le Università italiane – anzi in tutta la Pubblica Amministrazione nazionale – verrebbero usate le stesse penne.

Bisognerebbe cercare di uniformare anche la calligrafia, ma questo è un altro problema.

Saremmo così diventati un esempio per gli altri Paesi e potremmo addirittura farci promotori di una direttiva europea per estendere il modello italiano a livello comunitario.

Seguire il denaro – diceva Falcone – e allora bisogna tracciare i flussi finanziari e controllare gli strumenti di pagamento.

Ogni progetto e capitolo di spesa della Pubblica Amministrazione deve essere dotato di un Codice Unico di Progetto, che chiameremo CUP come una tazza di tè inglese.

Poi per ogni procedura di acquisto assegneremo un Codice Identificativo di Gara che battezzeremo CIG.

Qualcuno, che non conosce bene le norme in materia di appalti pubblici, magari si chiederà che cosa c’entra la parola “gara”.

Però va bene così, il termine dà un’immagine molto competitiva, dinamica e moderna della Pubblica Amministrazione.

A questo punto l’acquisto della penna di cui al nostro esempio sarà già tracciato con ben due codici, e questo è davvero un gran bel risultato.

Per le Università ci sono addirittura anche i codici di progetto, di impegno e di mandato sull’applicativo U-GOV del CINECA e così abbiamo già totalizzato come minimo 5 codici per tracciare la nostra penna.

Nulla potrà più sfuggire!

Non basta però tracciare i flussi finanziari, vanno tracciate e codificate anche le persone.

Nella Pubblica Amministrazione italiana infatti non si sa mai chi fa che cosa e chi è responsabile di una qualsiasi azione.

Allora stabiliamo che ogni procedura di acquisto deve avere necessariamente un Responsabile Unico di Procedimento: acronimo RUP, un po’ volgarotto ma efficace.

Il RUP dovrà produrre una dettagliata relazione tecnica per motivare ciascun procedimento di approvvigionamento.

Il RUP poi non può essere scelto a caso. Deve essere ufficialmente nominato dal responsabile amministrativo del centro di spesa, meglio se con una deliberazione dell’organo collegiale, scrupolosamente verbalizzata in triplice copia cartacea.

La nomina deve essere poi disposta con decreto dirigenziale, accuratamente protocollato e archiviato agli atti, sempre rigorosamente in triplice copia.

Il RUP associato al CUP e al CIG sarà così tracciato e riconoscibile.

Il risultato, tornando all’esempio, è che ora sono in grado di sapere esattamente chi ha comprato la penna e perché.

Ecco a voi la Scheda Unica di Approvvigionamento per Acquisto Centralizzato, che chiameremo SUA-AC, anche per prendere un po’ in giro quei burocrati dell’ANVUR che hanno partorito la SUA-RD e la SUA-CdS:

FORNITURA: Penna Bic modello Crystal FORNITORE: omissis per la privacy CENTRALE ACQUISTI: MEPA CUP: B36I25000280004 CIG: Z230F71967 RUP: prof. Nicola Casagli GIUSTIFICATIVO APPROVVIGIONAMENTO: mi serviva per scrivere

Ci vuole poi un’idea per garantire che i fornitori siano in regola con gli adempimenti fiscali e contributivi.

I 33 mila dipendenti dell’Agenzia delle Entrate, gli altrettanti 33 mila lavoratori dell’INPS e i 12 mila dell’INAIL, poverini, non ce la fanno da soli a controllare la regolarità della miriade di diversi versamenti contributivi, previdenziali e assicurativi, dovuti dalla miriade di operatori economici nazionali.

La miriade della miriade – come diceva Archimede – è un numero enorme e il controllo richiede quindi l’unione degli sforzi di tutta la Nazione.

Ecco allora l’idea geniale: mettiamo tutta la PA italiana a fare i controlli – tanto hanno poco da fare – stabilendo la regola che per poter ricevere il pagamento di una qualsiasi fornitura alla PA l’operatore economico deve obbligatoriamente produrre un Documento Unico di Regolarità Contributiva, che chiameremo DURC – che fa molto macho ed esprime bene l’inflessibilità dello Stato contro gli evasori.

Chi non ha il DURC non può pertanto ricevere pagamenti dalla PA e addirittura non può nemmeno registrarsi sul MEPA.

Ora poi, se la nuova penna viene inserita nell’ambiente lavorativo, è bene che siano analizzate e certificate le possibili conseguenze per ottemperare alle norme in materia di sicurezza dei luoghi del lavoro.

Stabiliamo quindi l’obbligo di un Documento Unico per la Valutazione Rischi da Interferenze – che chiameremo DUVRI o anche DVRI, così tanto per confondere le idee.

A rigor di logica esso dovrebbe essere prescritto per le forniture che richiedono l’intervento sugli impianti dei locali dei luoghi di lavoro.

Nell’incertezza però io lo farei chiedere sempre, anche nel nostro esempio della penna.

Chi mi garantisce infatti che al professore non salti in testa di infilare il tappino della Bic in qualche presa elettrica e interferire così con l’impianto generale?

Ci vuole anche in questo caso il DUVRI, date retta a me.

Il processo però è ancora incompleto: siamo nell’era digitale e quindi ogni passaggio deve essere informatizzato.

Sul MEPA quindi il RUP potrà fare un ODA (Ordine di Affidamento Diretto) – ma solo in caso di unico fornitore – oppure una RDO (Richiesta di Offerta) utilizzando la PEC (Posta Elettronica Certificata) – si sa che la posta elettronica ordinaria non è affidabile – per poi fare una Determina di aggiudicazione ben determinata valevole a tempo determinato – che potremmo chiamare DDD oppure D3 che fa più figo – e quindi un BDOE (Buono d’Ordine Elettronico) con firma rigorosamente digitale – DSS Digital Signature Service – e marca temporale elettronica generata da una Time Stamping Authority (TSA), dopo ovviamente aver assegnato il CUP e il CIG, richiesto il DURC e il DUVRI.

Accidenti, manca ancora qualcosa!

Dopo tutto questo sfarzo di avveniristica tecnologia, il fornitore ci manderà solo una volgare fattura – magari orrendamente cartacea – numerata in modo insignificante, non standardizzato, non omogeneizzato, non armonizzato.

Alè, introduciamo allora la fatturazione elettronica.

Facciamo un altro portale, che chiameremo FatturaPA, e scriviamo in bella evidenza sulla home page:

L’Amministrazione pubblica, per ricevere il file FatturaPA dagli Operatori Economici attraverso il Sistema di Interscambio, deve preventivamente censire all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA o IndicePA) tutti i propri uffici centrali e periferici che possono essere destinatari di fatture elettroniche. Il censimento degli uffici destinatari avviene attraverso il sito dell’IndicePA e deve essere preceduto dall’accreditamento del canale utilizzato per la ricezione dei file FatturaPA attraverso l’applicazione Accreditare il canale nella sezione Strumenti di questo sito. Il canale definito in questa sezione deve essere riportato all’atto del censimento nell’IndicePA. Si precisa che nel caso di utilizzo del canale PEC (Posta Elettronica Certificata) non è necessario il preventivo accreditamento presso il SdI. Occorre tuttavia che l’indirizzo venga riportato nell’IndicePA. Al termine del censimento dell’ufficio destinatario, l’IndicePA fornisce all’Amministrazione un Codice Ufficio alfanumerico, di sei caratteri, indispensabile per la ricezione delle fatture da parte degli Operatori economici (il Codice Ufficio corrisponde al CodiceDestinatario all’interno del file FatturaPA).

(E’ scritto per davvero così, non è uno scherzo!).

Abbiamo così anche un codice con un bell’acronimo tutto nuovo: l’IPA – l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Speriamo che non venga confuso con l’International Psychoanalytical Association ma, forse, si tratta della stessa cosa.

Cosa diavolo sia poi il SdI citato sul sito non è dato di sapere, ma serve certamente come depistaggio per confondere le idee ai malavitosi.

A questo punto abbiamo il workflow completo per gli approvvigionamenti anti-mafia, anti-corruzione, anti-evasione, anti-spreco, anti-nebbia, anti-incendio, anti-furto, anti-trust, anti-materia, anti-ruggine, anti-depressivo, anti-costituzionale e anti-patico.

Lo chiameremo in codice:

CRACONSIPMEPACUPCIGUGOVCINECARUPDURCDUVRIDVRISUAACODARDOPECDDDD3BDOEDSSTSAIPASDI-BIC

(dove BIC ovviamente è l’Identificativo Unico Merceologico relativo all’esempio della penna).

Il risultato finale è più complesso di una sequenza di DNA (e qui per DNA intendo proprio l’acido desossiribonucleico, non il Direttorio Nazionale Approvvigionamenti che, ahimè, non esiste ancora!).

È un codice indecifrabile e bellissimo. I posteri dovranno fare un progetto Genoma per capirci qualcosa.

Per far passare il Piano senza problemi, la cosa migliore certamente è quella di non fare una legge organica sulla materia. Ci sarebbe un’eccessiva opposizione e troppi emendamenti che potrebbero pregiudicare tutto.

Suggerisco di scomporre l’intero Piano in tanti piccoli pezzettini – ciascuno apparentemente insignificante – e distribuirli più o meno a caso in leggi e decreti che trattano di argomenti disparati: stabilità finanziaria, spending review, anti-corruzione, sicurezza del lavoro, missioni militari all’estero, lotta alle mafie, trasparenza, competitività economica, contratti pubblici, perequazione finanziaria, caccia, pesca e sport.

Infine non pensiamo tutto ciò in maniera statica. Per far funzionare meglio il Piano si dovrebbero cambiare le regole tutti gli anni, scombinando le varie componenti, introducendo sempre nuovi codici e fantasiosi acronimi.

Del resto la PA oggi deve essere dinamica e moderna.

Giovanni Falcone sarebbe orgoglioso di questo capolavoro!

Il Piano oggi è stato davvero attuato, esattamente con le modalità che ho qui descritto in modo iperbolico, ma la cosa più incredibile è che molti lo considerano una cosa seria e pensano sinceramente che servirà a qualcosa.

Pare che l’Italia sia l’unico Paese al mondo che ha un Ministero della Semplificazione, per cercare di sbrogliare il caos normativo di un numero imprecisato di leggi – che pare variabile fra 230 e 300 mila – che generano un incredibile contenzioso – pare 9 milioni di processi pendenti – che dà lavoro a oltre 240 mila avvocati – il quadruplo del numero dei professori e ricercatori universitari.

Il Governo ha a più riprese dichiarato “guerra violenta alla burocrazia”.

Temo purtroppo che ci vorrà del tempo per cambiare verso e ho un lievissimo sospetto che il verso giusto era quello di prima.

Firenze, 4 maggio 2015

Nicola Casagli

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27 Commenti

  1. Prof Casagli, faccia il geologo, perchè se continua a fare acquisti lei spreca soldi pubblici a valanghe!
    Dovrebbe sapere che la LEGGE ha fissato un articolato profilo di obblighi/facoltà che ritrova su http://www.consip.it/tabella
    Ogni ufficio acquistii sa (per questo non doveva farlo lei) che si deve usare il MEPA o le Convenzioni, solo per prodotti e servizi ivi presenti, e non per le cose ivi assenti.
    Quindi, si, ci è riuscito, è riuscito a perdere tempo e denaro pubblico per acquistare forzando le regole, a perdere tempo e denaro nello scrivere questo post, ed a farci perdere tempo a noi che le rispondiamo. Ci è riuscito.
    Ma siccome non è il suo primo articolo (ingiustificato) contro il MEPA, mi dica, la disturba così tanto che gli acquisti pubblici (alcuni beni e servizi, non tutto) vengano fatti semplificando ed in trasparenza, cosa che il Mepa permette? La disturba così tanto che chi imbrogliava con gli acquisti dilapidando soldi pubblici ora è tracciato?

    • Fa piacere che anche il nostro blog abbia l’onore dei commenti di “Piero Lisi” che da almeno tre anni a questa parte accorre ovunque (forum, blog, commenti di quotidiani) qualcuno mette in dubbio le virtù salvifiche di CONSIP. Tuttavia, alla prossima uscita del tipo
      _____________
      “Prof Casagli, faccia il geologo, perchè se continua a fare acquisti lei spreca soldi pubblici a valanghe!”
      _____________
      il nostro “Piero Lisi” dovrà svolgere la sua attività di difensore CONSIP in qualche altra sede. Cercando di argomentare un po’ meglio (se è in grado di farlo).

    • Vede, caro Piero Lisi, è proprio perché voglio continuare a fare il geologo e a insegnare ai miei studenti a diventare bravi geologi, che spesso mi trovo ad affrontare i problemi di acquisti di beni e servizi.
      Forse lei ha un’immagine un po’ antiquata del geologo che opera solo con scarponi e martelletto. Oggi i geologi che (come me) si occupano e si preoccupano della sicurezza dei Cittadini (anche come lei) lavorano con i satelliti, i radar, i laser, i droni, sviluppano e costruiscono strumenti, fanno brevetti, insomma fanno ricerca e innovazione, cioè quello per cui siamo stipendiati nell’Università, anche se a lei questo potrà sembrare strano.
      Constato tutti i giorni che le procedure di approvvigionamento sono iper-macchinose e che non funzionano e, quindi, poiché sono una persona curiosa, mi informo, studio e mi documento. Solo alla fine di tutto questo, scrivo.

      Per prima cosa non le permetto di insinuare che ho fatto acquisti forzando le regole. Se ho scritto questo articolo, e gli altri sul tema, è perché le regole le ho seguite proprio tutte, anche quelle che non si applicano all’Università, ma che per qualche strano motivo vengono applicate lo stesso.
      L’unico acquisto che ho citato nell’articolo è in premessa, negli Stati Uniti, componenti elettroniche per US$ 946.18. Abbiamo fatto tutto quello che le regole stralunate che ho descritto nell’articolo impongono, inclusa la “traceability of financial flows” e il “dedicated bank account” per gli obblighi dello “Special Plan against the Mafia”. La mia amministrazione ha chiesto anche lo split payment (in Inglese che gli Americani non capivano e ci hanno chiesto di spiegarglielo in Italiano), anche se l’avevo avvisata che esso non si applica agli acquisti all’estero. Infatti ci abbiamo messo quattro mesi per completare l’acquisto. Per questo ho perso la pazienza e ho scritto l’articolo.

      La tabella che lei cita non è la “legge” come afferma. E’ una delle più burocratiche circolari del MEF che ho mai visto, composta da una tabella accompagnata da 6 pagine di note legali scritte in carattere piccolo, in cui si accomunano in un calderone unico norme eterogenee e variegate che interessano l’Università in misura minima. Forse lei non sa che per Legge, quella vera, le Università non sono soggette a disposizioni emanate con circolare? Legga l’art.6 della Legge 168/1989.

      Veniamo poi alla “semplicità” e alla “trasparenza”.
      Sulla semplicità del MEPA rispondo, come ho risposto al suo collega che ha commentato VeryMePA, con i fatti: per imparare a usare il MePa ([https://www.acquistinretepa.it/opencms/opencms/help/help/anonimi/guide/]) ci sono 10 “passi per iniziare”, 7 Guide operative per la PA e 14 per le imprese, 4 Approfondimenti, 17 Filmati dimostrativi che illustrano i percorsi più utili per utilizzare il Portale acquisti, 7 sezioni di FAQ per la PA e altrettante per le imprese, 1 di Benchmarks, 1 Help contestuale con 13 voci divise in 3 sezioni per la PA, 13 voci divise in 4 sezioni per le imprese. Nel solo mese di maggio CONSIP organizza 8 corsi di formazione on line per la PA, 6 per le imprese e 2 eventi: uno ogni 2 giorni. Poi ci sono i corsi di formazione non on line in numero incomputabile. Rispetto al 3 marzo u.s., quando ne ho scritto l’ultima volta, le istruzioni d’uso per il Portale Acquisti sono significativamente aumentate e continueranno a farlo senza controllo. Se io insegnassi così la Geologia nell’Università formerei solo geologi incerti, incompetenti, incapaci e terrorizzati.
      Sulla trasparenza sto raccogliendo un piccolo dossier di casi di spreco e inefficienza, di cui mi riservo di fare uso nelle sedi opportune. Del resto non mi sembrano mie opinioni, visto che CRUI e CUN hanno denunciato in documenti ufficiali le storture del mercato elettronico per le Università, che anche il PD nel documento sulla Buona Università propone il superamento dell’obbligo di utilizzo del Consip, che almeno tre sezioni regionali della Corte dei Conti hanno emesso deliberazioni chiare, che RAI Report se ne è occupato, così come grandi quotidiani nazionali e opinionisti ben più autorevoli di me, semplice professore di geologia.

      La realtà è che il sistema CONSIP-MEPA ha consentito a pochissimi di realizzare enormi profitti, ha messo in difficoltà la piccola distribuzione, non ha ridotto la spesa pubblica, ha complicato a dismisura le cose semplici nelle Università e in tutta la PA.
      Non auspico l’abolizione del CONSIP-MEPA. Vorrei solo che esso fosse un’opportunità, tra le molte, a cui Università e PA possano liberamente rivolgersi sul libero mercato, valutandone di volta in volta la convenienza, come in ogni normale Paese occidentale.

      Una curiosità: ma lei, caro Carlo Lisi, che lavoro fa e dove ha studiato?

    • Occorre solo comprendere che la normativa vigente è troppo troppo complessa e che molte semplificazioni, riduzioni di tempi e di costi, sono possibili usando mepa.
      Chi non lo usa deve fare verifiche di ammissibilità, spendere per invitare, attendere per valutare e attendere 35 gg tra l’afgiudicazione e la stipula. Anche per acquisti di 1 euro. Lo prevede la legge, che ammette la sola deroga su acquisti pop line (mepa e altre piattaforme elettroniche).
      Ho una formazione economica (solo laurea… non insegno, come lei) e sono funzionario pubblico, segno come lei.
      Sono molto pratico e cerco e valorizzo le semplificazioni, contro la burocrazia. Non insinuo nulla, ma leggo la stampa e leggo che molti sprechi, frodi ecc. avvengono con acquisti non tracciati. Quindi bene tracciare e chi lavora bene ha svantaggi da mepa, sintel, start, intercenter, e le altre piattaforme elettroniche pubbliche.

  2. A volte la realtà riesce ad essere più surreale della più fantasiosa delle sue rappresentazioni.
    Proprio ieri, quando è stato pubblicato l’articolo, mi sono imbattuto per la prima volta nella mitologica “fattura elettronica”.
    Ebbene sì! La fattura elettronica è cartacea, stampata in triplice copia.
    L’ho dovuta firmare, tre volte in originale, con la penna BIC.
    Evviva l’Italia digitale!

    • “Chi lavora bene ha VANTAGGI da mepa …” Su questo blog siamo interessati a discutere di dati e statistiche. Non ci piacciono le affermazioni apodittiche. E’ onere di chi scrive mostrare che quello che afferma è corroborato da dati.

    • Gentiel sig. Lisi,
      le faccio un po’ di esempi. Spero comprenda.

      Devo acquistare una cosa abbastanza semplice, un banco da lavoro per laboratorio. Non c’è su MEPA; ma forse sì, se cerco “banco da lavoro” non lo trovo, ma potrebbe essere sotto “banco da laboratorio”, “accessori per laboratorio”, o magari qualche dicitura più di fantasia. La responsabile amministrativa ci consiglia vivamente di farlo inserire dalla ditta, che è già su MEPA, in modo da non correre rischi.
      La ditta quinidi iserisce il modello che ci serve su MEPA, e dopo una settimana, verifiche quotidiane ecc. finalmente c’è. Prima del MEPA, per un banco analogo, ci abbiamo messo 2 giorni (che ci vogliono comunque anche ora).

      Altro acquisto, abbastanza semplice. Un PC. Bene, c’è la voce, che riporta diverse MIGLIAIA di modelli di PC, tra cui cercare quello che mi serve. Semplice, vero? Provo ad usare qualche filtro, ma posso farlo solo per una caratteristica alla volta, usando la ricerca nel testo della descrizione. Che va integrata, perché ad esemplio la memoria può essere specificata come “4GB” “4.0 Gb” o non essere specificata proprio. Tipicamente ci perdo 4 ore di lavoro. Certo, se mi serve un modello XYZ della ditta ABC il MEPA funziona (abbastanza). Ma non è il mio caso.

      Per costruire uno strumento astronomico di piccole dimensioni servono decine di ordini componenti, che vengono effettuati a ditte differenti. La maggior parte chiaramente fuori MEPA, per cui almeno quel delirio non c’è, ma almeno una ricerca scaramantica va fatta. Occorre poi tutta la serie di passaggi burocratici citati: richiesta protocollata al direttore, risposta protocollata del direttore, compilazione del buono d’ordine, richiesta di DURC, tracciabilità, CIG, CUP, ecc. Ognuno di questi passi richiede tempo, anche solo 5 minuti a passaggio si arriva facilmente ad un’ora per ordine, tre o quattro se devi spiegare anche al tuo interlocutore straniero che cavolo deve fare. Sono giornate e giornate di lavoro, IN PIÙ rispetto a quanto succedeva 30 anni fa, quando serviva un paio di firme sul buono d’ordine e basta. Per un progetto che devi portare avanti in 2-3 mesi.

      Lei dice che comunque occorre una gara anche per un ordine di un euro. Spero non sia la nuova idea in serbo per la PA, finora per ordini sotto una cifra ragionevole, se non sno in MEPA, basta una singola offerta. Sotto una cifra molto più alta ma ancore ragionevole servono tre offerte. Invece su MEPA si può prendere qualsiasi oggetto, ANCHE se non è il più economico (es. il PC di cui sopra, chi ti dice che tra i 3456 PC listati non ce ne sia un altro con le stesse caratteristiche ad un prezzo minore), ANCHE se il negozio sotto casa ti vende quello stesso oggetto a metà del prezzo.

      Concordo con l’osservazione dell’autore. Queste modifiche sono state introdotte un po’ alla volta. Peggiorando sempre un po’ il tempo e la fatica che uno ci mette. Aumentando i casi in cui ti conviene decisamente scendere dal cartolaio sotto casa, e comperare di tasca tua la penna (o nel mio caso il circuito integrato) che ti serve entro subito. Probabilmente non è però un piano preordinato, semplicemente una serie di idee per “semplificare” le cose. Il problema che semplificare aggiungendo norme non funziona, in italiano si chiama “complicare”.

    • Comunue ammetto una cosa. Per situazioni come la penna, probabilemente uno strumento come il MEPA è utile. Chiaramente ci deve essere un addetto alle penne, nel Dipartimento (o Osservatorio, nel mio caso), che compra uno scatolone di penne alla volta, e sul MEPA magari ci sono solo 2000 fornitori di penne, per cui ne scegli uno a caso che ti sembri ragionevole e forse te la cavi rapidamente.

      Poi il guadagno sparisce subito: chi ha bisogno va dall’addetto, che deve tenere un registro in triplice copia di quante penne siano state assegnate a ciascuno e compilare una relazine dettagliata a fine anno. Ma se le cose sono fatte in modo intelligente (vai dall’addetto che apre l’armadio e ti da’ la penna, punto) il passo “acquisto” è forse semplificato.

      Il problema è tutto il resto. Prendiamo ad esempio la “tracciabilità finanziaria”. Se si sta rigidamente alla legge significa che la ditta deve NECESSARIAMENTE usare UN SINGOLO conto corrente per tutto quanto concerne la PA. Per venir pagata, ma anche per pagare i fornitori. Chi l’ha scritto non ha idea di come lavori una ditta. Puoi avere più conti per mille motivi, per esempio perché quella che ti ha fatto il mutuo del negozio non lavora bene con l’estero. E allora paghi i dipendenti con una, e i fornitori con l’altra. Alla fine l’interpretazione adottata è che SOLO i pagamenti dalla PA passano dal “conto tracciato”. Ma non è quello che è scritto nel foglio che sono obbigati a firmare. E spiegare uesto ad una ditta estera (cioé che devono firmare il falso) non è banale.

      Infine ognuna di queste “innovazioni” richiede circa 2-3 mesi per andare a regime. Nel frattempo fare ordini diventa un incubo, e perdi mesi di tempo perché nessuno sa dirti cosa devi fare. Devi registrarti, ogni volta, su piattafrome software differenti (e registrare MOLT migliaia di dipendenti PA porta via tempo, per cui nel frattempo non sei abilitato a far nulla), imparare ad usarle, deve impararlo anche la ditta, che deve attrezzarsi…. Vedi quanto ho scrito qui: http://giannicomoretto.blogspot.it/2010/09/formulario-a38.html

  3. Un paio di note che mi sento di fare:
    – Unire tutte le norme per gli acquisti PA in un regolamento chiaro e semplice a parte dalle varie finanziarie
    – Fare copia incolla da qui (con senso critico, però) http://data.cas.manchester.ac.uk/ambassadors/iprocordering.htm

    E infine una riflessione: provate a pensare ad un dottorando che inizia senza i materiali necessari. Ha tre anni per fare una tesi decente, competendo con colleghi europei e americani che hanno anche 4 e passa anni (5-8 in usa) per fare la suddetta e che acquistano sensori, materiali e consumabili con carta di credito da una settimana all’altra.

  4. Riepilogando, da funzionario che da quasi 10 anni acquista sotto soglia, anche ad uso di Baccini che richiede dati, dico che sul MEPA ho i seguenti vantaggi rispetto ad una procedura fuori MEPA:
    1. A norma art. 125 posso invitare chi ritengo opportuno (imprese di prossimità)
    2. In una settimana le nuove imprese che voglio invitare, si iscrivono gratis su MEPA, se hanno i requisiti (Consip li controlla)
    3. Sul MEPA acquisto i 2 ore (ODA, cioè ordine diretto) fino a 40.000 euro, il prodotto/servizio che mi occorre semplicemente con una ricerca online ed un ordine online firmato digitalmente (fuori MEPA avrei speso molte più ore di lavoro, molti giorni, perché la LEGGE prevede lo Stand Still period, ovvero devo aspettare 35 giorni tra aggiudicazione e stipula)
    4. Su MEPA acquisto i beni/servizi tra 40.000€ e 200.000€ con i vantaggi dici cui sopra, invitando 5 imprese ad offrire. Online apro le buste dopo 10/15 gg ed aggiudico e stipulo nella stessa giornata.
    I vantaggi di cui parlavo sono dati dalla velocità e semplicità di azione, riduzione dei tempi (-35 giorni), ed i miei organi di controllo registrano ed impegnano subito le somme sul capitolo.
    Non è poco.
    Certo, al normativa appalti è MOOOOOLTO complessa, troppo.
    Ma prendersela con il MEPA che la semplifica mi sembra assurdo.

    • Innanzitutto ringrazio dei consigli sull’uso del MEPA, vedrò di sfruttarli al meglio.

      Il problema che incontro io è che come strumento è ESTREMAMENTE poco adatto ai problemi di acuisto che abbiamo in ricerca. Ci si trova a dover acquistare beni “difficili”, che è difficile anche solo verificare se si trovino o nemo in MEPA. Quasi sempre sotto la soglia di 40 mila euro (il budget del mio laboratorio è di 5000 euro L’ANNO, più circa 50-100 mila euro TOTALI se riesco ad accedere a qualche finanziamento specifico per costruire qualcosa).

      Quindi la situazione tipica del ricercatore è: devo costruire un affare che in tutto costa diciamo 100 mila euro. È fatto da 40 ordini, ciascuno compreso tra i 100 e i 10 mila euro, di cose “strane”, alcune forse presenti su MEPA, a voci impossibili da sapere a priori, altre no. Più probabilmente forniture di servizi di consulenza o appalti industriali, piccoli, il piu’ grosso che ho visto era 70 mila euro, in categorie merceologiche che su MEPA non sono neppure state immaginate. Magari sono io che non ho la sufficiente fantasia, cercherò di esplorare la cosa.

      Il MEPA è una buona idea, in linea di principio, ma per come è organizzato è un delirio: non è possibile fare ricerche “sensate” per prodotti che non rientrino nelle categorie merceologiche previste, o che siano un attimo specializzate, o in cui serva una griglia di parametri e non un modello specifico (citavo i PC, NON ESISTONO modelli di PC sulla base di caratteristiche, il 99% dei PC sono “assemblati” in casa dal venditore).

      Distributori di componenti elettronici sono su MEPA, e su ri chiesta mettono (ed immediatamente ri-tolgono) oggetti specifici nel MEPA, ma ti fan storie, è un lavoro complesso anche per loro. Per svariati motivi non possono tenere tutto il catalogo su MEPA. La procedura, in casi concreti, può portar via una settimana.

      Il MEPA diventa quindi un passo in più, che ti prota via un’ULTERIORE mattinata di lavoro senza fornire reali vantaggi. Per noi.

  5. Riepilogo i casi per un acquisto sotto soglia (<200.000€) :
    PRIMA DI MEPA/SENZA MEPA
    A. Preparazione lista della spesa, specifiche tecniche. 1 giorno
    B. Invito ad offrire (con procedura in economia di legge a 5 Imprese) inviate via FAX 1 giorno.
    C. Ricezione – dopo 15 giorni – di 5 buste chiuse, sigillate, custodia in armadio di sicurezza. 15 giorni
    D. Valutazione delle 5 offerte, apertura delle offerte in seduta pubblica (devo invitare le Imprese almeno 3 giorni prima). 1 giorno di valutazione+3 giorni invito= 4 giorni
    E. Stipula di contratto (lettera ordinativo, clausole, penali, ecc.) su carta. 1 giorno+35 giorni (per legge occorre attendere i 35 gg di stand-still tra aggiudicazione e stipula al fine di permettere accesso e ricorso ai non vincitori) = 36 giorni
    TOTALE FUORI MEPA: 57 giorni, con molto lavoro di colleghi back-office

    SU MEPA
    A. Preparazione lista della spesa, specifiche tecniche. 1 giorno
    B. Invito ad offrire (con procedura in economia di legge a 5 Imprese) inviate via piattaforma. 1 ora
    C. Ricezione – dopo 15 giorni – di 5 offerte telematiche custodite dalla piattaforma. 15 giorni
    D. Valutazione delle 5 offerte con apertura delle buste telematiche sulla piattaforma. 2 ore
    E. Stipula di contratto (ordinativo, clausole, penali, ecc.) su piattaforma. 1 ora
    TOTALE SU MEPA: 16 GIORNI e 4 ORE, con poco o nullo lavoro di back-office

    Vista la semplificazione e la riduzione dei temi, mi aspetterei dunque che si faccia di tutto per far iscrivere sul MEPA i fornitori tradizionali, quelli che finora hanno fornito i materiali acquistati, visto anche che è gratis e richiede 7gg. E che è la Consip a fare le verifiche di legge di vigenza, camera di commercio e casellario giudiziario, ecc. per abilitarle al MEPA. Alcune imprese non superano queste verifiche (e non possono fornire la PA), ma questa è un'altra storia.

    • In questo sito i dati sono sempre accompagnati dalle fonti da cui sono ricavati. Quali sono le fonti dei dati riportati in questo commento?

    • Alberto, sono sorpreso del fatto che ci siano funzionari che acquistano, ma non conoscono le norme vigenti…. enon mi sembra che l’articolo e neppure i commenti siano corredati da fonti. Ad ogni modo, eccole.
      I tempi degli appalti son stabiliti dal Codice degli appalti (D.Lgs. 163/2006) vedi in particolare gli articoli 38 e 48, art. 70 (termini per le ricezioni delle offerte, ed all’art. 125 (procedure in economia). Per la non applicazione sul MEPA del l’obbligo di attendere 35 giorni tra aggiudicazione e stipula, vedi art. 11, commi 10 e 10bis.
      http://www.codiceappalti.it
      Sul sotto soglia ed i mercati elettronici vedi gli art. 326 e seguenti del Regolamento di Attuazione del Codice Appalti (DPR 207/2010) con particolare riferimento all’art. 328 (MEPA)
      http://www.regolamentoappalti.it/norobot/Decreto_207_2010_Regolamento_Appalti.pdf

    • Per di più, dal 2008, ultimo PRIN, non ho avuto più un euro per acquistare alcunché…

    • Qualche commento ai commenti

      Innanzitutto non me la prendo con il MEPA in sé. Probabilmente è un tentativo di ridurre la coplessità negli ordini nella PA, magari per altre PA ci riesce ma funziona malissimo per la ricerca.

      Nel nostro mondo:

      – un ordine da 200 mila euro è qualcosa di epocale, l’ultimo che ricordi ha impiegato la nostra amministraizone per un bel po’, e ci han chiesto di non farne piu’ 🙂

      – Un finanziamento da 200 mila euro è pure qualcosa di epocale.

      – ci si deve barcamentare a ridurre le spese sempre e comunque. Lei come gestirebbe un laboratorio sperimentale, con 7 ricercatori e tecnici che ci lavorano, con un budget di 5000 euro l’anno? Se deve acquistare un PC nuovo, prende il modello MEPA facile da trovare, garantito a specifiche, per 1500 euro o prova a trovare un assemblato di pari prestazioni senza Windows preistallato a 500 euro? Se deve riparare un PC a cui si è rotto un componente, che forse c’è su MEPA a pagina 134 su 535 alla voce “Personal Computer e componenti” ma non si capisce quale sia, o lo cerca (come si faceva prima) nel negozio on-line? Fa una richesta di offerta a 3 fornitori per un pezzo da 50 euro?

      – Gli acquisti sono gestiti DIRETTAMENTE dai ricercatori. Che NON sono funzionari amministrativi. E quindi NON conoscono tutte le leggi e decreti, non è il loro mestiere. Gli amministrativi non sanno cosa serva ordinare, si aspettano che tu gli dica (nel resto del mondo) “mi serve questo, che lo vende Tizio”. Al più, se la spesa è consistente (per noi significa 5-10 mila euro) con 3 possibili fornitori (se esistono).

      – Nessun ordine si risolve con specifiche astratte, compilabili in una giornata. Se l’oggetto è abbastanza complesso da richiedere un bando, il bando comprende MOLTE pagine di specifiche incrociate, che van discusse con i potenziali fornitori per vedere cosa loro siano effettivamente in grado di fare. Sennò non sarebbe “ricerca”. Molto difficilemte esistono in Italia (figuriamoci “in prossimità”) 5 ditte in grado di rispondere al bando.

      – Una ditta può essere “formalmente” in grado di rispondere, ma semplicemente non aver capito bene cosa deve fare. O non poterlo fare. E non si assumerà mail il rischio di fare una cosa che nessuno ha mai fatto prima se le metti delle penali se non ci riesce. Quindi DEVI conoscere come lavora DAVVERO. Serve un rapporto diretto, da costruire, non puoi fare un asettico bando a 5 ditte che non conosci.

    • @PieroLisi. Il codice dei contratti pubblici (D.Lgs 163/2006) nasce per attuare le direttive 2004/17/CE (che coordina le procedure di appalto degli enti erogatori di acqua e di energia, di servizi di trasporto e postali) e 2004/18/CE (che coordina le procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi).
      L’obiettivo di fondo doveva essere favorire la trasparenza e la libera concorrenza delle imprese europee nel settore dei lavori pubblici e delle forniture di servizi.
      Il codice dei contratti pubblici è invece diventato una mostruosità burocratica composta da 257 articoli, suddivisi in 42 fra titoli, capi e sezioni, e con 38 allegati.
      Per di più gli articoli cambiano continuamente, a colpi di finanziarie, decreti urgenti, e altri decreti urgenti che correggono i danni prodotti dai precedenti decreti urgenti.
      L’obbligo di attendere 35 giorni tra aggiudicazione e stipula di un contratto deriva dal D.Lgs. 53/2010 (art. 1, comma 1) che, a sua volta, è l’attuazione della direttiva 2007/66/CE per il miglioramento dell’efficacia delle procedure di ricorso in materia di aggiudicazione degli appalti pubblici.
      La direttiva giustamente stabilisce che per gli appalti pubblici su gara deve essere previsto un adeguato intervallo tempo prima della stipula dei contratti, per garantire ricorsi efficaci avverso le decisioni di aggiudicazione prese dalle amministrazioni aggiudicatrici.
      Il D.Lgs. 53/2010 ha introdotto la sospensiva di 35 giorni all’art.11 (comma 10) del codice dei contratti in modo indiscriminato e questo ha causato non pochi problemi di applicazione, tanto che Parlamento e Governo ci hanno dovuto rimettere mano con il DL 133/2014 (poi Legge n. 164/2014) riguardante “Misure urgenti per l’apertura dei cantieri, la realizzazione delle opere pubbliche, la digitalizzazione del Paese, la semplificazione burocratica, l’emergenza del dissesto idrogeologico e per la ripresa delle attività produttive”. Il DL 133/2014 è noto come “Sblocca Italia”, a dimostrazione del fatto che le modifiche al codice dei contratti pubblici introdotte dal D.Lgs. 53/2010 avevano bloccato tantissimi settori produttivi nel nostro Paese.
      Un unico rammarico: se nello Sblocca Italia avessero previsto di sbloccare anche le Università e la Ricerca (oltre che i cantieri, l’Agenda digitale, il dissesto idrogeologico e le attività produttive) adesso non saremmo qui a discutere di tutto questo. Invece se ne sono dimenticati, o forse siamo noi ad esserci dimenticati di chiederlo.
      Gli altri Paesi europei e la stessa Commissione Europea, sono soggetti alle stesse identiche direttive, ma evidentemente queste sono recepite meglio, visto che per acquisti sotto soglie variabili fra 15.000 e 20.000 Euro (a seconda del Paese, per la CE 16.000) si procede subito con affidamento diretto, senza gara e senza sospensiva. Esattamente come era da noi una volta prima che cominciasse il valzer dei decreti legislativi e dei decreti legge sui contratti pubblici.
      Comprare una piccola attrezzatura di laboratorio, così come un computer, nell’Università, non deve essere soggetto alle stesse norme dei grandi appalti per lavori pubblici o per la fornitura di servizi di trasporto, posta o pulizia.
      Questa è la vera natura del problema: nel recepire le direttive europee bisognerebbe basarsi su principi di proporzionalità e ragionevolezza, e ciò è esattamente quello che non succede mai qui da noi in Italia.

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