Il Timesheet

Le riflessioni che seguono riguardano la compilazione del timesheet per noi accademici e si, la parola è intenzionalmente lasciata in inglese. Queste considerazioni potranno sembrare inutili tecnicismi a molti colleghi e probabilmente risulteranno ermetiche ai non addetti ai lavori. Mi sto purtroppo convincendo come questo faccia ormai parte del nostro lavoro, combattere kafkianamente contro montagne di norme spesso in contrasto fra di loro cercando invano l’aiuto da parte di dipendenti ministeriali solerti nello schivare ogni responsabilità dando le famose non-risposte (“Posso fare questa cosa?”, “Può fare tutto ciò che non sia in contrasto con il DM tal dei tali e successive integrazioni e modifiche”, “grazie, molto chiaro”).

Per motivi istituzionali mi sono trovato ad affrontare un aspetto gestionale dell’attività dei professori e ricercatori del mio Ateneo (da ora li chiamerò solo professori), il famigerato timesheet, TS, per gli intimi.

Come primo passo ho diligentemente recuperato la legge. Ai fini della rendicontazione dei progetti di ricerca l’impegno dei professori è regolato dalla Legge 240 del 2010, art. 6. comma 1 che ricopio:

<1. Il regime di impegno dei professori e dei ricercatori é a tempo pieno o a tempo definito. Ai fini della rendicontazione dei progetti di ricerca, la quantificazione figurativa delle attività annue di ricerca, di studio e di insegnamento, con i connessi compiti preparatori, di verifica e organizzativi, é pari a 1.500 ore annue per i professori e i ricercatori a tempo pieno e a 750 ore per i professori e i ricercatori a tempo definito.>

I successivi commi 2 e 3 chiariscono che professori e ricercatori in regime di tempo pieno devono riservare almeno 350 ore annue ai “compiti didattici e di servizio agli studenti”. In regime di tempo definito queste ore passano a 250 per i professori e 200 per i ricercatori. Con il comma 7 l’autocertificazione e la verifica di queste attività sono poi demandate allo specifico regolamento di Ateneo. Nel mio caso, l’Università di Cassino e Lazio Meridionale, tale regolamento è il prot. 15845 del 30.7.2018 ed in particolare nell’articolo 6 in cui sostanzialmente il professore o ricercatore autocertifica, tramite DSAN*, lo svolgimento delle attività didattiche e di servizio agli studenti. Molti Atenei hanno TS integrati regolamentati e gestiti da opportuni software.

Al meglio delle mie conoscenze questo è il quadro normativo.

La confusione nasce dai modelli di TS forniti da diversi Ministeri Italiani per la rendicontazione di progetti di ricerca, fra cui MUR (Università e Ricerca) e MISE (Sviluppo Economico). Con diverse varianti ma queste sono le righe principali che vengono richieste:

Poiché questi modelli sono validi per tutti i beneficiari, anche privati, vanno opportunamente interpretati e, da questa opera di interpretazione, nasce una stupefacente varietà di comportamenti negli Atenei Italiani cui fa da contraltare un altrattanto variegata e stupefacente modalità di verifica da parte dei dipendenti dei ministeri.

Devo premettere che la prima cosa che abbiamo fatto è stata quella di interpellare il MUR ma, se mi trovo a scrivere queste righe, evidentemente non sono stato sufficientemente bravo a capire le risposte.

Che Attività?

Questa domanda sembra banale, cosa facciamo noi professori? il modello di TS chiede conto di una cosiddetta attività “ordinaria”. Alcuni Atenei lo declinano nei loro regolamento in “attività istituzionali”, nelle linee guida di Padova [UNIPAD] si usa il termine “attività standard”.

Alcuni colleghi fanno coincidere l’attività ordinaria come quella “didattica e di servizio agli studenti” ed inseriscono le ore facendo in modo che la somma su anno solare superi le 350(250). Altri inseriscono solo la didattica frontale, non essendo registrata in alcun modo quella di tutorato, spiegazioni ecc e quindi il vincolo è il proprio carico didattico.

Alcuni Atenei hanno una riga specifica “attività didattica”, non sappiamo se sottintenso “di servizio agli studenti” ed alcuni lo hanno in inglese, teaching, in moduli per il resto scritti in Italiano.

Diverse domande sono rimaste senza risposta, le attività di servizio, le deleghe, le presidenze dei corsi di studio, ecc, rientrano nelle 350(250) ore?

Insomma, nell’anno solare cosa si deve inserire in “attività ordinaria” e che vincoli deve avere? ma soprattuto, perché si deve inserire l’attività ordinaria nel TS se la legge ed il regolamento interno non impongono di registrarlo puntualmente? la risposta è “perché altrimenti i TS tornano indietro”…

Attività svolte su altri progetti

Cosa si intende con questa voce? altri progetti rendicontati allo stesso ente finanziatore? altri progetti rendicontati di qualunque natura (regionali, nazionali ed Europei)?

Diversi Atenei, fra cui il dipartimento di Ingegneria di Palermo indicano di usare “altri progetti” fino ad arrivare ad un complemento di 1500 ore annue ed inserisce la voce “attività istituzionali” che sembra coincidere con la voce “compiti didattici e di servizio agli studenti” della legge Gelmini (sembra, perché c’è un etc che non costringe la descrizione ma lascia spazio alla interpretazione) [UNIPA].

Alcuni colleghi inseriscono le ore dei progetti Europei in “altri progetti” anche se la Comunità Europea non richiede più un rendiconto giornaliero ma una certificazione mensile [H2020];

Ore annue, settimanali, giornaliere

Quante ore annue sono dedicabili alla rendicontazione di progetti? La 240/2010 indica un limite di 1500 delle quali 350 vincolate. La Comunità Europea, al contrario, indica le giornate lavorative annue in 215 da 8 ore ognuna e questo somma ad un numero differente, 1720. Alcuni Atenei consentono di rendicontare 1720 ore annue se il progetto è Europeo [UNIMI] (o internazionale tout court come in [UNIPAD]), mentre in altri il numero 1720 è utile al solo fine del calcolo del costo orario (per cui si presuppone che le ore rendicontabili siano 1500 come da legge Gelmini). Napoli Federico II usa lo stesso software del Politecnico di Milano ma mette un vincolo bloccante sulle 1720 ore annue ed informativo sulle 1500 [UNINA].

Al meglio delle mie conoscenze non esiste un quadro normativo sul numero di ore giornaliere, settimanali o sulla eventuale inclusione dei fine settimana nei rendiconti quando richiesti su base giornaliera. Alcuni Atenei hanno pubblicato delle linee guida con dei vincoli arbitrari e non motivati (esempio: max 10 ore al giorno, si fine settimana, no festivi, ecc.).

Miscellanea

Butto lì in rapida sequenza alcune domande/considerazioni:

• Un Ateneo chiede la compilazione del TS di tutto l’anno solare anche se il progetto parte a metà;
• Le missioni che sono pagate su fondi di ricerca devono avere solo ore della specifica missione? è ammesso lavorare durante il tragitto o in albergo su altri progetti?
• L’Università capofila di un progetto MUR ci ha rimandato indietro tutti i TS dicendo che non poteva esserci lo zero in corrispondenza della riga “Attività ordinaria”;
• In almeno un Dipartimento di un altro Ateneo i TS sono compilati da un amministrativo per tutti i professori impegnati nei progetti senza verificare eventuali incoerenze;
• Come vanno firmati i TS? in originale, olografo o digitale (e se digitale in p7m o pdf)? La risposta qui è facile, il funzionario che riceve la firma imporrà il metodo come unico l’unico ammissibile secondo la norma;
• Nelle linee guida prin 2022 e prin 2022 PNRR [PRIN2022] a pag. 28 in un anelito sovranista si traduce TS in registro di presenza (!?) “le ore dedicate giornalmente al progetto da ciascuna risorsa devono essere rilevate in appositi registri di presenza (timesheet). Tali registri, redatti in modo che risulti il monte ore complessivamente prestato dal partecipante con distinta delle ore impegnate nel progetto, devono essere sottoscritti dall’interessato e dal suo responsabile amministrativo e controfirmati dal responsabile dell’unità;” A pag. 29 c’è poi scritto: “timesheet a cadenza mensile da cui risulti il monte ore di lavoro complessivamente prestato dalla risorsa con distinta evidenza delle ore impegnate nel progetto, in altri progetti cofinanziati e in attività ordinaria. Nel caso lo stesso dipendente svolga attività nell’ambito di più di un progetto cofinanziato dal MUR, il timesheet dovrà riportare la specifica delle ore svolte per ciascun progetto riconoscibile attraverso il CUP.” La parola presenza fa venire più di un brivido perché in contrasto con la 240/2010 che viene richiamata nelle stesse pagine con riferimento al limite di 1500 ore annue;

Conclusioni

Se vi state chiedendo se tutto ciò non si possa evitare con un minimo di buon senso beh, se ho scritto queste pagine è perché l’esperienza mi ha messo di fronte ai solerti dipendenti di diversi ministeri di cui sopra che di buon senso non ne hanno avuto. Ho trascorso ore e ore in discussioni e comunicazioni ufficiali per dimostrare che il mio TS era corretto.

In realtà, il tutto si potrebbe risolvere chiarendo che il TS non è un registro di presenze, con buona pace per le linee guida del PNRR, e non sta cronometrando l’attività svolta ma è una certificazione delle proprie attività. Anche perché, se così non fosse, di fatto tutti i TS degli Atenei Italiani sarebbero sbagliati, tranne uno, ma non sappiamo quale…

Questo è l’indirizzo della rendicontazione dei progetti Europei che vuole una certificazione delle ore mensili controfirmata dal superiore, senza niente altro [H2020].

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DSAN

La DSAN, Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorio (o Notorietà, come si trova in molti moduli delle pubbliche amministrazioni), è disciplinata nell’art. 47, D.P.R. 445/2000 e serve ai cittadini a dichiarare stati, qualità personali o fatti a loro diretta conoscenza senza dover ricorrere a un notaio.

Nella Pubblica Amministrazione la DSAN ha assunto nel tempo poteri taumaturgici, ad esempio come riportato dal cugino di un collega, durante la consegna del modulo di rimborso missione, l’amministrativo viene incontro ad un documento mancante: “Professore, quello scontrino del pasto da 40€ che ha smarrito può comunque averlo rimborsato se mi compila una DSAN apposita”, “ah ok, ma perché una DSAN apposita?”, “per presa di responsabilità di ciò che dichiara”, “e del resto del modulo non sono responsabile?”, “si, certo”, “…”

Le interpretazioni della DSAN meriterebbero un discorso a parte, in una commissione di concorso mi sono trovato davanti un modulo che chiedeva sia il documento da certificare, in quel caso il possesso dei criteri per far parte della commissione stessa, che la DSAN corrispondente. Dopo una serie di interazioni surreali con il mio interlocutore che evocava garanti ed anticorruzione ed una resistenza estrema il concorso è andato a buon fine con la sola DSAN…

Riferimenti

[H2020] http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_time-records_en.odt

[PRIN2022] https://prin.mur.gov.it/Attachments/getAttachment?key=vIpBV537YtaAAUG3fwMx/A==

[UNICAS] https://www.unicas.it/media/5moftoc2/lineeguida_timesheet.pdf

[UNIMI] https://work.unimi.it/filepub/bandi_finanziamento/GRP_TOOLS_Timesheet-U-Web_Guida-illustrativa..pdf

[UNINA] https://www.unina.it/ricerca/istruzioni-timesheet

[UNIPA] https://www.unipa.it/dipartimenti/ingegneria/str/u.o.ricerca/.content/documenti/Indicazioni_compilazione_TS_annuale.pdf

[UNIPAD] Padova: https://elearning.unipd.it/ufficiserviziapplicazioni/pluginfile.php/95185/coursecat/description/MANUALE%20NUOVO%20TIMESHEET%20-%20ITALIANO%20FINALE%20-%20dicembre%202022.pdf