Nei dipartimenti universitari e negli enti di ricerca il procedimento legato alle missioni e ai loro rimborsi è soggetto a costanti evoluzioni, in parte dovute a dinamiche interne ma per lo più all’evoluzione della normativa nazionale. Per quanto segue faccio riferimento alla situazione del mio dipartimento fiorentino e dunque i colleghi di altre istituzioni potranno aver sperimentato varianti di dettaglio, ma non credo che la situazione possa essere radicalmente diversa. Parlerò di due evoluzioni recenti.
La prima è quella della transizione digitale: quando prevediamo il viaggio per una ricerca o un convegno compiliamo on line una domanda indicando i fondi su cui caricare i costi e la previsione di spesa. Fino a poco tempo fa al ritorno compilavamo una lista delle spese sostenute con tutti gli scontrini e ricevute, che consegnavamo in amministrazione. Questo obsoleto metodo non si armonizza con le indicazioni che spingono alla digitalizzazione e dematerializzazione delle procedure amministrative, motivo per cui da qualche mese dobbiamo utilizzare lo stesso portale su cui abbiamo richiesto la missione per caricare i files con le ricevute e i costi definitivi. Diverse ricevute sono già elettroniche, per esempio i biglietti aerei o del treno, ma alberghi, ristoranti, autobus e taxi ancora rilasciano ricevute cartacee. Gli autobus o la metropolitana di diverse città nemmeno più quelle, se si paga passando la carta di credito sugli appositi sensori. In ogni caso le ricevute cartacee vanno scansionate e caricate sul portale nella domanda di rimborso. Fin qui tutto più o meno bene (tranne la seccatura della scansione delle ricevute una per una). Il bello però è che la norma prevede che, in caso di controllo, si debbano “esibire” le ricevute originali. Dunque, dopo aver fatto i compiti, scansionato e caricato tutte le ricevute, si deve tornare in amministrazione per depositare nuovamente l’obsoleta lista delle spese con tutti gli scontrini e ricevute in cartaceo (a parte quelle elettroniche in cui non c’è originale). Dunque, non solo la dematerializzazione viene negata, ma la transizione digitale comporta il raddoppio delle procedure, ossia del tempo perso e, in definitiva, dei costi di personale. Si direbbe quasi che ci siano i termini per configurare un danno erariale…
Siccome questo pareva poco, ci si è messa pure la legge di bilancio 2025 (Legge 207 del 30/12/2024) con l’art. 1, commi da 81 a 83, che ha modificato l’art. 51 del TUIR (DPR 917/1986), introducendo l’obbligo di tracciabilità per le spese di vitto, alloggio e trasporto non di linea, pena la mancata esclusione dal reddito imponibile del rimborso riconosciuto al lavoratore.
Che cosa significa questo burocratese? Che si dovrà aggiungere a ciascuna ricevuta lo scontrino del POS o l’estratto conto della propria banca o della carta di credito con evidenziati i pagamenti. In caso contrario il rimborso verrà tassato sullo stipendio. Sono fatti salvi (bontà loro, ma non è spiegato perché) i mezzi di trasporto di linea (aerei, treni, bus e metro), per i quali basta la ricevuta o il biglietto. Ma restano hotel, ristoranti, taxi e spese varie. Questo ovviamente comporta ulteriori complicazioni e perdite di tempo nonché un’infinità di piccole conseguenze negative, ma si sa: de minimis non curat lex, dove i minimi siamo probabilmente noi poveri cittadini e lavoratori.
Non sempre, infatti, il pagamento tracciabile è facile. Innanzitutto nelle missioni all’estero in paesi disagiati: sarebbe logico supporre che la regola non si possa tecnicamente applicare al di fuori della Comunità Europea o almeno dei paesi più avanzati, ma la norma al momento non lo dice e sappiamo che la logica non sempre è di casa da queste parti. Colleghi del mio dipartimento hanno missioni in Siria, Giordania, Myanmar e altri paesi in cui trovare un POS è un terno al lotto o addirittura impossibile. Inoltre alcuni pagamenti alle pubbliche amministrazioni per licenze varie sono richiesti unicamente in contanti.
Ma anche a casa nostra le cose non sono sempre facilissime: un poveretto che abbia uno scavo archeologico in un italianissimo paesetto sperduto delle aree interne, dove il negozio di alimentari che fornisce i panini non ha ancora il POS e dove la copertura del cellulare e del wi-fi funziona male, non saprà come cavarsela.
Si possono fare però anche casi più normali: se si invitano colleghi stranieri per un convegno o una conferenza, come fare a spiegargli la normativa bizantina che vige qui da noi e che se pagano in contanti il ristorante avranno problemi di rimborso? Ho in mente il caso di uno storico francese ottantenne, un mostro sacro nella sua disciplina, che vorremmo invitare, ma come dirgli che deve pagarsi il viaggio e poi andare sulla sua pagina di homebanking per scaricare la lista dei pagamenti sostenuti? Magari alla sua età nemmeno utilizza questo tipo di servizi (io lo devo fare per mia madre che, data l’età, non è informatizzata).
Non parliamo poi quando si è costretti a usare il mezzo privato perché la destinazione non è raggiungibile con i mezzi pubblici: ci viene chiesto di stampare il percorso su Google Maps per documentare i chilometri percorsi! Ma come si fa quando un archeologo, un geologo o un naturalista è in ricognizione sul territorio: dovrà scaricare il percorso fatto portandosi il GPS? E, a esser fiscali, perché dovremmo fidarci di uno strumento che un qualsiasi smanettone può manipolare? Follie dell’accountability…
Quando parlo di questi problemi, i colleghi stranieri non comprendono: tra l’altro, sarà un mio limite, ma trovo arduo tradurre il concetto di “tracciabilità”. Mi viene in mente il paragone con i dispositivi anti-taccheggio dei grandi magazzini. Questi si applicano alle merci di un certo valore, dove il costo del dispositivo e del sistema di rilevamento è proporzionale al valore del bene protetto, ma non si applicano – che so? – alle Golia, perché vale più il dispositivo dell’eventuale perdita per il furto di una caramella. Noi invece stiamo facendo proprio questo: stiamo applicando la stessa regola ai pagamenti da 500.000 euro e all’acquisto delle Golia. Non sarebbe opportuno graduare il rigore contabile in base a tetti di spesa? Per dirla con lo slogan di una vecchia pubblicità, c’è da chiedersi: “Ma insomma quant’è grande ‘sta Golia?”
